Begriffslexikon Beglaubigung

Ein Österreicher möchte im fernen Ausland seine dort lebende Freundin heiraten. Das ausländische Standesamt verlangt von diesem Österreicher eine eidesstattliche Erklärung, dass er noch nicht verheiratet ist. Diese Erklärung muss beglaubigt sein. Zusätzlich wird eine Überbeglaubigung gefordert. Was genau heißt das?

Nicht immer reicht eine Unterschriftsbeglaubigung bei einem Notar aus. Manchmal wird von der ausländischen Behörde verlangt, dass die Beglaubigung des Notars zusätzlich von einer österreichischen Behörde bestätigt wird. Diese Behörde bestätigt, dass der Notar zur Ausübung seines Berufes berechtigt ist. Diese zusätzliche Beglaubigung wird Überbeglaubigung genannt. Eine sogenannte Apostille ist eine vereinfachte Form dieser Überbeglaubigung, bei der die Mitwirkung des Präsidenten des Landesgerichts erforderlich ist. Für eine sogenannte Überbeglaubigung ist die Mitwirkung von Auslandsvertretungen erforderlich. Wir unterstützen Sie dabei gerne!

Eine „Abschrift“ oder „Kopie“ ist eine Vervielfältigung einer Urkunde (Original).

Eine beglaubigte Kopie stimmt mit der Urkunde (Original) entweder wörtlich überein oder ist eine auf fotomechanischem Weg hergestellte Vervielfältigung.

Falls erforderlich kann die Kopie die Urkunde auch verkleinert oder vergrößert wiedergeben. Auch von Urkunden in fremder Sprache oder mit fremde Schriftzeichen kann eine beglaubigte Kopie angefertigt werden.

Mit dem Lebenszeugnis beurkundet der Notar, dass eine bestimmte Person am Tag ihres Erscheinens gelebt oder einen davorliegenden bestimmten Tag erlebt hat.

Solche Lebenszeugnisse werden vor allem dann benötigt, wenn Ansprüche (zB Pension, Leibrente) davon abhängig sind, dass der Berechtigte noch am Leben ist.

Eine zentrale Aufgabe des Notars bei jeder Beglaubigung oder Beurkundung ist die Feststellung der Identität der Beteiligten.

Die Beteiligten bestätigen ihre Identität in der Regel durch einen amtlichen Lichtbildausweis.

Taugliche Ausweise sind beispielsweise Reisepässe, Diplomatenpässe, Dienstpässe, Fremdenpässe, Personalausweise, Kfz-Führerscheine, Dienstausweise einer Behörde und Lichtbildausweise für Fremde.

Nicht geeignet sind beispielsweise e-Card, Fahrausweise für öffentliche Verkehrsmittel, Bankomatkarten.

Bestimmte Rechtsgeschäfte müssen, damit sie wirksam sind, in Form eines Notariatsaktes errichtet werden. Hierzu zählen zB Gesellschaftsverträge von GmbHs, Abtretungsverträge von GmbH-Anteilen, Erb- und Pflichtteilsverzichte, Eheverträge.

Notariatsaktspflichtige Urkunden können die Parteien zwar – zB durch einen Rechtsanwalt – errichten lassen („Privaturkunde“). Damit diese Privaturkunde wirksam wird, ist sie durch den Notar zu solennisieren. Dadurch wird die Privaturkunde zu einer öffentlichen Urkunde. Die Beurkundung des Notars wird in der Praxis auch als „Mantel-Akt“ oder „Mantel“ bezeichnet.

Ein älteres Ehepaar möchte seinem Sohn zum 40. Geburtstag als sein zukünftiges Erbe das Haus schenken. Das Ehepaar hat vor, im Haus noch fünf Jahre zu wohnen, bevor es in ein Altersheim zieht. Was sollte dabei unbedingt beachtet werden?

Für bestimmte Arten von Verträgen sieht der Gesetzgeber vor, dass diese vor einem Notar in Form eines Notariatsaktes errichtet werden müssen. Ein Notariatsakt ist die vom Notar für die Parteien hergestellte schriftliche Urkunde über ein Rechtsgeschäft oder eine Rechtserklärung, die durch die Mitwirkung des Notars mit der Kraft einer öffentlichen Urkunde ausgestattet wird. Er dient in erster Linie der Beweissicherung für Echtheit und Richtigkeit eines Dokumentes und schützt etwa auch vor Übereilung.

In einigen Fällen ist die Formpflicht des Notariatsaktes aufgrund der Brisanz des Rechtsgeschäftes oder der Erklärung gesetzlich vorgeschrieben, wie zB

• Schenkungen ohne wirkliche Übergabe
• Schenkungen und Aufträge auf den Todesfall
• zwischen Ehegatten geschlossene Kauf-, Tausch- und Darlehensverträge sowie Schuldbekenntnisse
• Erb- und/oder Pflichtteilsverzichte
• Gesellschaftsverträge und Errichtungserklärungen einer GmbH
• Abtretungsverträge für Gesellschaftsanteile einer GmbH
• Zustimmungserklärungen nach dem Fortplanzungsmedizingesetz

Der Notariatsakt empfiehlt sich in allen Bereichen, in denen man auf Nummer sicher gehen will.

Wenn man ein Auto verkauft, muss man sich in der Regel gegenüber dem Käufer nicht ausweisen. Man könnte sich daher theoretisch auch für jemand anderen ausgeben. Wie ist das, wenn man eine Immobilie verkauft?

Bei Angelegenheiten von großer Bedeutung hat der Gesetzgeber Formvorschriften vorgesehen. Damit soll verhindert werden, dass die Unterschriften auf einem Vertrag gefälscht werden. Diese Formvorschrift besagt nun, dass derjenige, der unterschreibt, seine Identität vor dem Notar mit einem Lichtbildausweis nachweisen muss. Beim Kauf zB einer Eigentumswohnung gibt diese Formvorschrift dem Verkäufer und dem Käufer Sicherheit darüber, dass die vom Notar beglaubigten Unterschriften von den Vertragsparteien herrühren.

Unter einer sogenannten „vollen diplomatischen Beglaubigung“ (auch „Legalisation“ genannt) versteht man eine Beglaubigung im internationalen Rechtsverkehr. Eine „volle diplomatische Beglaubigung“  ist nur zwischen Staaten erforderlich, die kein Staatsabkommen (bilaterales/multilaterales Abkommen) über den untereinander stattfindenden Rechtsverkehr mit Urkunden getroffen haben. Durch die volle diplomatische Beglaubigung wird, wie bei einer „herkömmlichen“ Beglaubigung auch, die Echtheit einer Urkunde oder Unterschrift  bestätigt. Für diese Form der Beglaubigung ist die Mitwirkung der zuständigen ausländischen Vertretungsbehörde erforderlich. Konkret wird die zunächst die Echtheit einer Urkunde oder Unterschrift durch ein Österreichisches Beglaubigungsorgan bestätigt (Notar oder Gericht). Sodann ist die Echtheit der Unterschrift dieses Beglaubigungsorganes durch das
Außenministerium zu bestätigen (Zwischenbeglaubigung). In weiterer Folge wird die Urkunde von der Vertretungsbehörde des jeweiligen Staates für den Gebrauch in diesem Staat legalisiert.